📋 FICHE DE PROCESSUS : Gestion Commerciale & Organisation d'Événements

PHASE 1 : AVANT-VENTE (Prise de contact & Devis)

1. Prise de contact client

• Canaux : Téléphone, e-mail, formulaire site web, ou passage au club.

• Objectif : Écouter activement le projet du client et qualifier la demande.

• Informations à collecter :

  • Nom et Prénom du contact.

  • Nom de la Société et adresse de facturation.

  • Coordonnées (E-mail et Téléphone).

  • Ajout : Budget estimatif ou contraintes particulières.

2. Qualification des besoins (Le Cahier des Charges)

🎾 Pôle Padel & Sport :

• Date et tranche horaire souhaitées.

• Durée totale de l'événement.

• Nombre de participants prévus (joueurs et accompagnants).

• Niveau global de pratique (Débutants, Intermédiaires, Confirmés).

• Nombre de pistes nécessaires.

• Besoins d'encadrement : Juge-arbitre pour un tournoi ou Professeur(s) pour de l'initiation.

🏢 Pôle Séminaire & Réceptif :

• Besoin de la salle de séminaire (disposition, matériel audiovisuel).

• Nombre de personnes pour la restauration.

• Formules restauration : Petit-déjeuner (si matin), Planches, Traiteur (Platmobil), Brasero.

• Boissons : Forfait boissons (tickets/jetons) ou open bar.

• Ajout : Demander s'il y a des allergies ou régimes alimentaires spécifiques.

3. Vérification des disponibilités

• Ressources matérielles : Pistes de padel et Salle de séminaire.

• Ressources humaines : Professeurs, Chef cuisinier, Juge-arbitre, encadrement (Jérôme).

• Vérification croisée : S'assurer qu'aucun autre événement majeur n'est déjà programmé ce jour-là pour éviter la saturation du club.

4. Création de l'Opportunité (CRM - Odoo)

• Créer la fiche prospect/opportunité dans Odoo.

• Renseigner minutieusement les coordonnées complètes de l'entreprise.

• Noter le détail de la demande dans la description.

• Mettre à jour le statut de l'opportunité dans le pipeline (ex: Nouveau, Devis à faire).

5. Édition du Devis (Odoo)

• Saisir la prestation Padel : Date, horaires, location des pistes, encadrement.

• Saisir la prestation Réceptive : Location de salle, formules repas, forfaits boissons.

• Ajout : Fixer une date limite de validité du devis (ex: 15 jours).

• Ajout : Joindre systématiquement les CGV "Événementiel d'entreprise" au devis.

6. Envoi et Suivi du Bon de Commande

• Envoyer le devis au client via Odoo ou par mail.

• Mettre en copie (CC) les personnes clés : Thibault, Alexis (et votre propre adresse si nécessaire pour le suivi).

• Relance : Programmer un rappel (tâche Odoo) pour relancer le client à J+3 ou J+5 sans retour de sa part.

PHASE 2 : PRÉPARATION & LOGISTIQUE (Après validation)

7. Validation et Réservation (Le "Go")

• Dès réception du devis signé (et de l'acompte si exigé dans vos CGV).

• Bloquer définitivement les pistes sur le logiciel de réservation.

• Prévenir officiellement les intervenants (Profs, Jérôme).

8. Programmation de l'Événement

• Créer l'événement dans le calendrier partagé de l'équipe.

• Inviter tous les collaborateurs impliqués pour qu'ils aient l'information dans leur agenda.

9. Édition de la Fiche Technique & Achats

• Transmettre la Fiche Technique au Chef cuisinier (nombre de repas, formules, spécificités).

• Passer les commandes externes : Traiteur (Platmobil), boulangerie (pour le petit-déjeuner).

• Anticiper la mise au frais des boissons (jus de fruits, fûts de bière, etc.).

10. Point de validation à J-7 (ou J-10)

• Recontacter le client pour confirmer le nombre définitif de participants.

• Ajuster la Fiche Technique et les commandes en fonction de ce nombre.

• Vérifier que le client a toutes les informations pratiques (parking, tenue de sport, etc.).

11. Brief de l'Équipe (J-1)

• Envoyer un message récapitulatif sur le groupe WhatsApp de l'équipe.

• Rappeler le planning détaillé de la journée, le nombre de personnes et le rôle de chacun.

PHASE 3 : LE JOUR J (L'Expérience Client)

12. Accueil et Installation

• S'assurer que la salle de séminaire est prête, propre et équipée.

• Vérifier la mise en place de la restauration et le refroidissement des boissons.

• Accueillir chaleureusement l'entreprise dès son arrivée au complexe de Saint Priest.

• Briefer les participants sur le déroulé de l'événement et les règles de sécurité sur les pistes.

• Remettre les jetons ou bracelets pour les boissons.

13. Animation et Captation

• S'assurer du bon déroulement sportif (rotation, tournoi).

• Prendre des photos et des vidéos (format portrait pour les réseaux, paysage pour LinkedIn/Site Web) pendant les moments forts, avec l'accord du client.

PHASE 4 : POST-ÉVÉNEMENT (Facturation & Fidélisation)

14. Bilan à chaud et Facturation (Odoo)

• Faire le point sur les éventuels suppléments consommés le Jour J (boissons hors forfait, planches supplémentaires, matériel cassé).

• Créer la facture finale sur Odoo en ajustant les quantités réelles.

• S'assurer que les mentions légales (pénalités de retard, échéance) figurent sur la facture.

• Passer l'opportunité en "Attente de paiement" dans le CRM.

15. Envoi et Suivi de satisfaction

• Appeler le client ou lui envoyer un e-mail de remerciement pour vérifier sa satisfaction.

• Envoyer la facture accompagnée d'un lien vers un dossier avec les photos/vidéos de l'événement.

16. Communication

• Rédiger et publier un post LinkedIn (depuis le compte du club ou des gérants) pour remercier l'entreprise, en taguant les participants clés et en ajoutant les meilleures photos.

17. Suivi du paiement

• Vérifier régulièrement le rapprochement bancaire.

• Relancer le client à l'échéance de la facture si le paiement n'est pas reçu.

• Clôturer le dossier dans Odoo une fois le règlement validé ("Gagné/Payé").